e-Fatura Sistemi Nedir?

Günümüz iş dünyasında dijital dönüşüm, yalnızca teknolojik bir tercih değil, aynı zamanda yasal bir gereklilik haline gelmiştir. Bu dönüşümün en önemli adımlarından biri de işletmelerin kâğıt faturalardan elektronik fatura sistemine geçişidir. E-Fatura; hız, güvenlik, maliyet tasarrufu ve çevre dostu yapısıyla şirketlerin iş süreçlerini kolaylaştırırken, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlarla yasal çerçevede güvence altına alınmıştır. Hem küçük işletmeler hem de büyük ölçekli şirketler için giderek daha fazla önem kazanan bu sistem, ticari hayatın dijitalleşmesinde kritik bir rol oynamaktadır. Papel Blog’un bu yazısında, e-fatura sistemi nedir, nasıl çalışır, avantajları nelerdir sorularını cevaplandırıyoruz.

 

e-Fatura sistemi nedir?

İşletmelerin kâğıt fatura düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırarak tüm süreci dijital ortama taşıyan bir uygulamaya e-fatura sistemi denir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde çalışan bu sistem, kesilen faturaların elektronik ortamda hazırlanıp alıcıya yine sistem üzerinden iletilmesini sağlayarak faturaların hem yasal olarak geçerliliğini korur hem de daha güvenli, hızlı ve kolay bir şekilde gönderilip saklanmasını sağlar. Türkiye’de ilk kez 2010 yılında uygulanmaya başlayan bu sistem, zamanla bazı sektörler ve belirli bir ciroyu aşan işletmeler için zorunlu hale getirildi. Mesela yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olan firmalar, e-ticaret faaliyetinde bulunanlar veya motorlu taşıt ve gayrimenkul ticareti yapanlar e-fatura kullanmak zorundadır.

 

Çevre dostu bir sistem olan e-faturanın en önemli avantajlarından biri maliyet ve zaman tasarrufu sağlamasıdır. E-fatura sistemi sayesinde kâğıt, baskı, kargo ve arşivleme masrafları ortadan kalkmasının yanı sıra insan kaynaklı hatalar da azalır. İşletmeler dijital ortamda oluşturdukları faturaları anında karşı tarafa iletebilir ve bu faturalar gerektiğinde kolayca erişilebilecek şekilde elektronik ortamda arşivlenebilir. Sisteme geçiş yapmak isteyen işletmelerin önce mali mühür ya da e-imza almalıdır. Sonrasında GİB’in e-fatura başvuru portalı üzerinden kayıt işlemleri yapılır. İşletmeler ister GİB’in kendi portalını kullanabilir ister özel entegratör firmalar aracılığıyla sistemden yararlanabilir. Bütün adımlar tamamlandıktan sonra, e-fatura düzenlemek ve almak için gerekli altyapı hazır hale gelir.

e-Fatura nasıl çalışır?

İşletmelerin faturalarını elektronik ortamda hazırlayıp, imzalayıp, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden alıcıya iletmesiyle çalışan e-fatura sistemi süreci, satıcının muhasebe programı, GİB portalı ya da özel entegratör yazılımları aracılığıyla e-fatura düzenlemesiyle başlar. Hazırlanan fatura, GİB’in belirlediği UBL-TR formatına dönüştürülür ve mali mühür veya e-imza ile onaylanır. Ardından fatura, GİB’in sistemine iletilir; burada doğrulama yapıldıktan sonra alıcıya aktarılır. Alıcı taraf faturayı sistem üzerinden güvenli şekilde alır ve kendi muhasebe kayıtlarına işler. Hem satıcı hem de alıcı, bu faturayı dijital ortamda en az 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Bu sayede kâğıt, baskı ve kargo gibi maliyetler ortadan kalkar, işlem süresi kısalır ve güvenilir bir arşivleme sağlanır. Sisteme dahil olmanın üç yolu vardır: GİB’in ücretsiz portalını kullanmak, kendi sistemini GİB’e entegre etmek veya özel entegratör hizmetlerinden yararlanmak. Özellikle yüksek hacimli işletmeler için özel entegratörler, sınırsız fatura kesme, kolay arşivleme ve 7/24 hizmet avantajı sunduğundan daha çok tercih edilir.

e-Faturanın avantajları

Her şeyin hızla dijitalleştiği günümüzde, şirketlerin dijital dönüşüm yolculuğunda kritik bir kolaylık sağlayan e-fatura sistemi, fiziksel bileşenlerin maliyetlerini azalttığından işletmelerin operasyonel giderlerinden önemli derecede tasarruf edilmiş olur. Bu sistemin bir diğer avantajı ise hazırlık ve teslim süreçlerinin dijital ortamda gerçekleşmesi sayesinde faturalama süresinin dakikalara inmesidir; böylece zamandan büyük oranda tasarruf edilir ve tahsilat süreçleri hızlanır. Ayrıca e‑Faturalar elektronik ortamda güvenle arşivlenir ve fiziksel evrak karmaşası son bulur; gelecekte ihtiyaç duyulan belgeler dakikalar içinde kullanıcıya ulaşır ve kaybolma riski ortadan kalkar. Çevre dostu yapısıyla kâğıt kullanımını minimize ederek doğal kaynakların korunmasına katkı sağlar. Ayrıca, dijital süreçler insan kaynaklı hataları azaltır, muhasebe sistemleriyle entegre çalışabilme sayesinde verimliliği artırır, işlemlerin doğruluğunu ve hızlı takibini mümkün kılar. Tüm bu avantajlar, firma imajına profesyonellik ve güvenilirlik katarken, iç ve dış denetimlerde de kolaylık sağlar.

e-Fatura zorunluluğu ve uygulama alanları

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı Vergi Usul Kanunu (VUK) tebliğleriyle belirlenen ciro ve sektör bazlı kriterlere göre e-fatura sistemi zorunlu hale gelmektedir. Mesela, 2022 yılı ve sonrasında brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerin e‑faturaya geçmeleri zorunlu hale gelmiştir. 2025 yılı itibarıyla da bu zorunluluk tüm bu işletmeleri kapsayacak şekilde güncellenmiştir. Bununla beraber e-ticaret satışı yapan, gayrimenkul ya da motorlu taşıt alım‑satımı veya kiralaması yapan ve konaklama sektörü (oteller ve benzeri) gibi belirli sektörlerde faaliyet gösteren ve yıllık 500 bin TL ve üzeri ciroya sahip işletmeler de zorunlu geçiş kapsamına alınmıştır.

Bu zorunluluklar sadece ciroya dayalı kriterlerle sınırlı değildir. Mesela, sebze‑meyve komis­yonculuğu gibi bazı sektörlerdeki işletmeler veya ÖTV’ye tabi ürünleri üreten ve satan işletmeler için ciro sınırı aranmaksızın e‑Fatura sistemine geçiş şarttır. Ayrıca, e‑Fatura sistemine geçen mükellefler için e‑Defter uygulamasına geçiş de takip eden hesap döneminden itibaren zorunlu hale gelmektedir; mesela 2025 yılında e‑Fatura’ya geçiş yapan bir işletme, 1 Ocak 2026’dan itibaren e‑Defter sistemine geçmek zorundadır.

 

e-Fatura entegrasyonu ve kullanım rehberi

Türkiye’de e-fatura sistemine geçiş sürecindeki her adım hem teknik hem de idari açıdan dikkatli bir şekilde yürütülmelidir ve belirli adımların takip edilmesi gerekir. Şirketler için e‑Fatura entegrasyonu ve kullanım süreci, öncelikle mali mühür (tüzel kişiler için) veya e‑imza (gerçek kişiler için) teminiyle başlar; bu sertifika, TÜBİTAK’a bağlı Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden alınır ve elektronik olarak başvuru yapılabilmesi için yaklaşık 2 gün ila birkaç hafta sürebilir. Ardından Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) İnteraktif Vergi Dairesi portalı veya ebelge.gib.gov.tr üzerinden e‑Fatura Başvuru Formu ve Taahhütnamesi doldurulur, imzalanır ve başvuru ile takip edilir. Başvuruda kullanılan entegrasyon yöntemi seçimi kritik bir rol oynar: şirketler ister GİB Portal yöntemini tercih ederek düşük hacimli işlemlerini manuel olarak yönetebilir, ister kendi sistemlerini doğrudan entegre edebilir; en sık kullanılan yol ise GİB onaylı özel entegratör firmalar aracılığıyla sistemin kapsamlı ve otomatik olarak işletilmesini sağlamaktır. Entegrasyon kurulduktan sonra şirketin muhasebe, e-ticaret ve ERP sistemleriyle entegrasyon sağlanır; bu sayede e‑faturalar otomatik olarak oluşturulur, gönderilir ve sistemde arşivlenir. Kurulum tamamlandıktan sonra geçişin doğruluğunu teyit etmek amacıyla GİB’in test senaryolarına uygun şekilde deneme faturaları düzenlenir ve sistemlerde uyum testleri yapılır. Testler başarıyla geçildiğinde, sistem GİB tarafından onaylanır ve e‑fatura kullanımına resmen başlanır.

 

Kaynaklar: 1.

 

Bu blog yazısında sunulan bilgiler; yalnızca genel nitelikte olup hukuk, finans veya yatırım danışmanlığı teşkil etmemektedir. İçerik, bilgilendirme amacıyla hazırlanmış olup, özel durumlarınız için profesyonel danışmanlık almanız tavsiye edilir. Yazıda yer alan ifadeler, herhangi bir bağlayıcılık veya sorumluluk doğurmamakta, yalnızca yazarın değerlendirmelerini yansıtmaktadır. Alacağınız kararlarda tüm sorumluluk tarafınıza ait olup, Papel Elektronik Para ve Ödeme Hizmetleri A.Ş. bu bağlamda herhangi bir yükümlülük kabul etmemektedir.