KEP Adresi (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir? KEP Hesabı Nasıl Alınır?

Dijitalleşen iş dünyasında resmî yazışmaların güvenli, hızlı ve hukuken geçerli şekilde yapılması her zamankinden daha önemli hâle geldi. Bu noktada kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi, standart e-posta ile yapılan yazışmaların ötesine geçerek elektronik iletişime hukuki geçerlilik kazandıran kritik bir çözüm sunar. Peki KEP nedir, kayıtlı elektronik posta adresi ne işe yarar, KEP hesabı nasıl alınır ve KEP ile standart e-posta arasındaki farklar nelerdir? Sorularını cevaplandırıyoruz.  

 

Kayıtlı elektronik posta (KEP) nedir? 

Standart e-postadan farklı olarak elektronik ortamda yapılan yazışmaların hukuki geçerlilik kazanmasını sağlayan KEP sistemi, gönderilen iletilerin kim tarafından, ne zaman ve kime gönderildiğini; alınıp alınmadığını ve içeriğin değiştirilmediğini elektronik kayıt altına alarak belgelendirir. Bu sayede e-posta iletimi, KEP ile yalnızca bir dijital mesajlaşma aracı olmaktan çıkar; resmî yazışmalar, sözleşme bildirimleri, ihtar ve ihbar gönderimleri ile resmî tebligatlar gibi hukuki işlemlerde delil niteliği taşıyan güvenli bir iletişim kanalı hâline gelir. 

Standart e-posta hizmetlerinde çoğu zaman bir iletinin ne zaman gönderildiği, karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı ya da içeriğinin değiştirilip değiştirilmediği hukuken ispatlanamazken; KEP sisteminde bu bilgiler tüm süreç boyunca güvenli şekilde saklanır ve gerektiğinde resmî delil olarak kullanılabilir. KEP’te gönderim ve teslim süreçleri delillendirilir; hesaba erişilmediği takdirde iletinin ertesi işgünü ulaştığı ve okunduğu kabul edilir.

Kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı nasıl alınır? 

Bir KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabı alabilmek için öncelikle Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş bir kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısı seçilmelidir. KEP hizmeti, yalnızca bu yetkili sağlayıcılar aracılığıyla sunulduğu için başvuru süreci de doğrudan bu kurumlar üzerinden yürütülür. Seçilen hizmet sağlayıcının başvuru kanalları aracılığıyla KEP başvuru formu eksiksiz şekilde doldurulur. 

Başvuru sırasında, başvuru sahibinin gerçek kişi ya da tüzel kişi olmasına göre bazı belgelerin hazırlanması gerekir. Gerçek kişilerden nüfus cüzdanı, pasaport veya sürücü belgesi gibi kimlik belgeleri talep edilirken; tüzel kişilerden ticaret sicil belgesi, imza sirküleri ve yetki belgesi gibi resmî evraklar istenir. Belgelerin tamamlanmasının ardından kimlik doğrulaması aşamasına geçilir. Bu doğrulama işlemi, hizmet sağlayıcının sunduğu imkânlara bağlı olarak fiziksel başvuru noktalarında ya da elektronik imza veya mobil imza gibi dijital yöntemlerle gerçekleştirilebilir. 

Başvuru ve kimlik doğrulama süreci tamamlandığında KEP hesabı oluşturulur ve kullanıcıya kendisine ait KEP adresi ile giriş bilgileri iletilir. Hesabın aktif hâle gelmesiyle birlikte kullanıcı, KEP sistemi üzerinden resmî yazışmalarını hukuken geçerli şekilde gönderebilir ve alabilir; sözleşme bildirimleri, ihtar ve ihbarlar gibi önemli iletişimlerini güvenli biçimde gerçekleştirebilir. 

 

KEP'in işletmeye sağladığı avantajlar nelerdir? 

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi, işletmelere klasik e-posta ve fiziksel yazışma yöntemlerine kıyasla hem hukuki hem de operasyonel açıdan önemli avantajlar sunar. KEP ile gönderilen her ileti; göndericinin ve alıcının kimliği, gönderim ve teslim zamanları ile içeriğin değişmediği bilgileriyle birlikte resmî olarak kayıt altına alınır. Bu kayıtlar sayesinde yapılan yazışmalar, mahkeme ve resmî süreçlerde delil niteliği taşır. Standart e-posta iletimlerinde bu unsurların hukuken ispatlanması çoğu zaman mümkün değilken, KEP sisteminde tüm bilgiler güvenli şekilde saklanır ve gerektiğinde yasal süreçlerde kullanılabilir. 

KEP’in işletmelere sağladığı bir diğer önemli avantaj, resmî ve ticari yazışmalarda yasal geçerlilik sağlamasıdır. Ticari sözleşme bildirimleri, ihtar ve ihbarlar ile resmî duyurular KEP üzerinden yapıldığında hukuki açıdan geçerli kabul edilir. Bu durum, işletmelerin hukuki risklerini azaltırken olası uyuşmazlıklarda önemli bir avantaj sağlar. Ayrıca KEP kullanımı, fiziki posta, kargo ve noter gibi geleneksel yöntemlerin yerine geçerek zaman, kâğıt ve lojistik maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlar. 

İş süreçleri açısından bakıldığında, KEP sayesinde resmî yazışmalar elektronik ortamda anında gerçekleştirilir ve iletilerin teslim ile okundu bilgileri sistem üzerinde kayıt altına alınır. Bu da süreçlerin daha hızlı ve verimli ilerlemesine katkı sağlar. Gönderilen mesajların içeriğinin değiştirilememesi ise hem bilgi güvenliği hem de içerik bütünlüğü açısından işletmelere ek bir güvence sunar. Tüm bunlara ek olarak, kâğıt kullanımının ve fiziki gönderimlerin azalması, KEP sistemini çevre dostu ve sürdürülebilir dijitalleşme stratejileriyle uyumlu bir çözüm hâline getirir. 

KEP'in standart e-postadan farkı nedir? 

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve standart e-posta, temel olarak iletilerin dijital ortamda gönderilmesini sağlasa da aralarındaki farklar işlevsel ve hukuki açıdan oldukça belirgindir. KEP sistemi, gönderim ve teslim kayıtlarını hukuki delil niteliğinde saklayarak resmî süreçlerde kullanılabilir hâle getirirken, standart e-posta bu tür bir delil özelliği taşımaz ve ispat yükü çoğu zaman göndericiye aittir. Ayrıca KEP ile gönderilen iletilerin içeriği sistem tarafından kayıt altına alınır ve değiştirilemez; bu durum, yazışmaların güvenilirliğini artırır. Standart e-postalar ise teknik olarak değiştirilebilir olduğu için hukuki süreçlerde güven sorunları yaratabilir. 

Zaman bilgisi açısından bakıldığında, KEP sistemi gönderim ve okunma anlarını hukuken geçerli zaman damgası ile kayıt altına alır. Standart e-postada zaman damgası ve okundu bilgisi teknik olarak mümkün olsa da bu kayıtların hukuki geçerliliği bulunmaz. Bunun yanı sıra KEP, Türkiye’de Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kurumu (BTK) tarafından düzenlenen ve belirli ticari ile hukuki yazışmalarda geçerli kabul edilen bir sistemdir. Standart e-posta ise herhangi bir yasal düzenlemeye tabi olmadan genel iletişim amacıyla kullanılır. 

Kullanım alanları açısından değerlendirildiğinde, KEP; resmî yazışmalar, ihtar ve ihbarlar, sözleşme bildirimleri gibi hukuki sonuç doğuran işlemler için tercih edilirken, standart e-posta günlük iletişim, pazarlama ve bilgi paylaşımı gibi işlemlerle sınırlıdır ve resmî delil oluşturmaz. Bu farklar sayesinde işletmeler, özellikle yasal süreçlerde KEP’i standart e-posta yerine kullanarak hukuki risklerini azaltır, süreçlerini hızlandırır ve iletişim güvenilirliğini artırır. 

 

Kaynaklar: 1, 2.  

 

Bu blog yazısında sunulan bilgiler; yalnızca genel nitelikte olup hukuk, finans veya yatırım danışmanlığı teşkil etmemektedir. İçerik, bilgilendirme amacıyla hazırlanmış olup, özel durumlarınız için profesyonel danışmanlık almanız tavsiye edilir. Yazıda yer alan ifadeler, herhangi bir bağlayıcılık veya sorumluluk doğurmamakta, yalnızca yazarın değerlendirmelerini yansıtmaktadır. Alacağınız kararlarda tüm sorumluluk tarafınıza ait olup, Papel Elektronik Para ve Ödeme Hizmetleri A.Ş. bu bağlamda herhangi bir yükümlülük kabul etmemektedir.