E-İmza Nasıl Alınır? Başvuru Adımları ve Kullanım Alanları

Dijitalleşmenin hız kazandığı bugünlerde imza süreçleri de kağıt ve kalemden ekranlara taşınıyor. Artık sözleşmeleri, resmi başvuruları ve şirket içi onayları saniyeler içinde tamamlamak mümkün. İşte bu dönüşümün merkezinde yer alan elektronik imza (e-imza), hem bireyler hem de işletmeler için güvenli, hızlı ve maliyetsiz bir çözüm sunuyor. Peki e-imza nedir, nasıl alınır ve hangi alanlarda kullanılır? Papel Blog’un bu yazısında e-imza başvuru sürecinden kullanım avantajlarına kadar merak edilen tüm detayları adım adım inceliyoruz.  

 

E-imza nedir ve ne işe yarar? 

E-imza, elektronik ortamda yapılan işlemlerde kimlik doğrulama ve güvenli onaylama imkânı sağlayan dijital bir imza türüdür. Bir belgenin ait olduğu gerçek veya tüzel kişiyi ve imzalandıktan sonra bunun değiştirilip değiştirilmediğini güvence altına alan e-imza, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre hukuki olarak ıslak imza ile aynı derecede geçerlidir. Sözleşmelerinin onaylanmasından kamu işlemlerine, şirket içi yazışmalardan bankacılık ve e-devlet uygulamalarına kadar birçok yerde kullanılan e-imza sayesinde; kağıt, baskı ve arşivleme gibi maliyetler ortadan kalktığından hem bireyler hem de şirketler tarafından tercih edilir. Zaman ve mekândan bağımsız şekilde işlem yapmayı mümkün kılarak süreçleri hızlandıran e-imza, dijital dönüşümün en önemli adımlarından biri olarak iş dünyasında büyük kolaylık sağlar. 

 

E-imza ile ıslak imza arasındaki farklar 

 Elektronik imza ile ıslak imza arasındaki temel fark, imzalama işleminin gerçekleştiği ortam ve sağladığı güvenlik seviyesidir. Islak imza, fiziksel bir belge üzerine kalemle atılan ve imzalı evrakın elle teslim edilmesini, saklanmasını ve gerekirse kurye gibi yöntemlerle iletilmesini gerektiren geleneksel bir yöntemdir. E-imza ise tamamen dijital ortamda oluşturulan ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip elektronik bir imzadır. E-imza; belgeyi imzalayan kişinin kimliğini doğrular, imzalandıktan sonra belgenin değiştirilip değiştirilmediğini kontrol eder ve bu yönüyle ıslak imzaya göre daha yüksek bir güvenlik sunar. Ayrıca zamandan ve mekândan bağımsız şekilde kullanılabildiği için dijital iş süreçlerini hızlandırır. Buna kıyasla ıslak imza, fiziki ortam gerektirdiğinden daha yavaş ve maliyetlidir.  

E-imza nereden ve nasıl alınır? 

E-imza başvuru süreci, BTK tarafından yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları (ESHS) üzerinden yürütülür. Türkiye’de e-imza düzenleme yetkisi sadece bu kuruluşlara verildiği için, başvuru yapmak için ilk adımı güvenilir bir ESHS seçmek olur. Ardından başvuru formu online olarak doldurulur ve kimlik doğrulama aşamasına geçilir. Bu doğrulama, sağlayıcının sunduğu imkânlara göre online video doğrulama, e-Devlet üzerinden doğrulama veya fiziksel başvuru merkezine giderek yüz yüze doğrulama şeklinde gerçekleştirilebilir. Başvuru onaylandıktan sonra e-imza sertifikası; akıllı kart, USB token veya mobil imza uyumlu donanım şeklinde kullanıcıya teslim edilir ve kurulum yapılarak hemen kullanılmaya başlanabilir. Böylece süreç genel olarak birkaç adımda hızlıca tamamlanabilir.  

  

E-imza başvuru süreci adım adım 

1. E-imza için gerekli belgeleri hazırla
   E-imza başvurusu yapmadan önce kimlik belgesi hazır olmalı. Gerçek kişiler için kimlik kartı, pasaport veya ehliyet yeterliyken; şirketler için ise ek olarak Ticaret Sicil Gazetesi, imza sirküleri, yetkilendirme belgesi veya vekaletname istenebilir. Elektronik imza sertifikasının oluşturulması için bu belgelerin olması zorunludur.  

 

2. Yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı seç
   E-imza almak için BTK tarafından yetkilendirilen bir Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (ESHS) tercih etmek gerekir. Bu sağlayıcılar e-imza fiyatları, kullanım süresi ve donanım seçenekleri açısından farklı paketler sunar. 

 

3. Online ön başvuru yap  

Birçok sağlayıcıda, özellikle PTT KEP gibi kurumlarda ön başvuru kodu alma adımı olabilir. Bu kod ile randevu oluşturulabilir veya kimlik doğrulama sürecine geçilebilir. 

 

4. E-imza başvuru formunu doldur
   Online başvuru formu, e-imza başvurusu sürecinin temel adımlarından biridir. Formda kişisel bilgiler, iletişim adresi ve talep edilen e-imza türü (1-2-3 yıllık sertifika gibi) belirtilir. Bazı sağlayıcılar fiziksel form ile başvuru seçeneği de sunar.  

 

5. E-imza paketini ve donanımı seç
   Elektronik imza, akıllı kart, USB token veya kart okuyucu ile birlikte verilir. Seçilecek donanım, e-imza kullanım alanlarına ve şirket içi ihtiyaçlara göre değişebilir. 

6. Kimlik doğrulaması yap
   E-imza başvuru sürecinin en kritik adımı kimlik doğrulamasıdır. Kimlik doğrulama fiziksel olarak veya online görüşme, uzaktan kimlik doğrulama, e-Devlet üzerinden hızlı doğrulama yöntemleri ile yapılabilir. Tabi, bu seçenekler kişiye ve hizmet sağlayıcıya göre değişebilir.  

 

7. E-imza sertifikasının onaylanmasını bekle
   Belgeler ve kimlik doğrulama incelendikten sonra elektronik imza sertifikan oluşturulur. Bu aşama değişkenlik gösterebilmekle beraber genellikle aynı gün veya birkaç iş günü içinde tamamlanır. 

 

8. Donanımın teslim edilmesini sağla
   USB token veya akıllı kart, adresinize kargo ile gönderilir veya başvuru merkezinden teslim alınır. Şirketler için toplu e-imza teslimatı da yapılabilir. 

 

9. E-imza kurulumunu tamamla
   Hizmet sağlayıcının sunduğu kurulum programı indirilir, sertifika yüklenir ve e-imza kullanımı aktif hale getirilir. 

 

10. Test imzası ile e-imza kullanımını doğrula
Kurulum sonrası bir belgeyi imzalayarak elektronik imzanın doğru çalışıp çalışmadığını kontrol edebilirsin. Bu işlem, özellikle şirketlerin belge onay süreçlerinde sorunsuz kullanım sağlar. 

  

İşletmeler için e-imza süreçleri kadar önemli bir diğer adım da dijital tahsilat altyapısıdır. Papel’in işletmelere özel çözümleri ile tahsilatlarını tek panelden yönetebilirsin. 

 

E-imza kullanım alanları nelerdir? 

Hem kamuda hem de özel sektörde geniş bir kullanım alanı olan e-imza ile e‑Devlet Kapısı üzerinden resmi başvurular, ihale süreçleri, vergi beyanları gibi işlemlerin yanı sıra, ticari alanda bir şirketin sözleşmeleri, teklif onayları, MERSİS (MERSİS) gibi sicil işlemleri, elektronik arşiv ve e-fatura sistemlerindeki imzalar yapılabilir. Bununla beraber sağlık, eğitim ve bankacılık gibi sektörlerde de e-imza kullanımı her geçen gün artmakta. Mesela elektronik reçetelerde, kurumlararası yazışmalarda, dijital onay süreçlerinde e-imza kullanılmaktadır.  

Şirketlerin dijital dönüşümünde sadece e-imza değil, hızlı ödeme alma yöntemleri de kritik bir rol oynar. Papel’in sunduğu yeni nesil ödeme çözümleri işletmelerin tüm finansal süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlar. 

 

 

Kaynaklar: 1, 2.  

 

Bu blog yazısında sunulan bilgiler; yalnızca genel nitelikte olup hukuk, finans veya yatırım danışmanlığı teşkil etmemektedir. İçerik, bilgilendirme amacıyla hazırlanmış olup, özel durumlarınız için profesyonel danışmanlık almanız tavsiye edilir. Yazıda yer alan ifadeler, herhangi bir bağlayıcılık veya sorumluluk doğurmamakta, yalnızca yazarın değerlendirmelerini yansıtmaktadır. Alacağınız kararlarda tüm sorumluluk tarafınıza ait olup, Papel Elektronik Para ve Ödeme Hizmetleri A.Ş. bu bağlamda herhangi bir yükümlülük kabul etmemektedir.