KEP Adresi Nedir? Nasıl Alınır?

Papel Blog’un bu yazısında, KEP adresi nedir, KEP başvurusu nasıl yapılır, KEP başvurusu için hangi belgeler gerekir gibi soruların yanıtları seni bekliyor.

KEP Adresi Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta isminin kısaltması olan KEP adresi; teknolojik olarak e-posta altyapısını kullanan, ancak e-postaların gönderim ve alımına dair yasal olarak kanıtların oluşturulup saklandığı, e-posta iletim servisi anlamına gelir.

Yazımızın girişinde bahsettiğimiz gibi birçoğumuz uluslararası yazılım şirketlerine ait, geniş kullanıcı kitlelerini içinde barındıran e-posta servislerini kullanıyoruz. Ancak özellikle şirketler ve kamu kurumları için bu tür e-posta servisleri, yasal gereklilikler ve güvenlik endişeleri nedeniyle bazı durumlarda tam olarak ihtiyaçları karşılayamıyor. Bu nedenle, 2011 yılında yayımlanan yönetmelik ile Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmeti hayatımıza girdi. İlgili mevzuat ile Türkiye'de KEP sistemini düzenleyen kamu kuruluşu olarak Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) belirlendi. BTK tarafından, gerekli şartları sağlayan kuruluşlara, KEP hizmeti sunma yetkisi verildi.

KEP'in diğer e-posta servislerine kıyasla en büyük avantajı, bu sistem kullanarak elde edilen belgelerin hukuki anlamda delil niteliğinde olması. Yani aslında KEP, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak servisidir.

KEP ile;

• İleti göndericisinin, gerçekten görünen kişi ya da kuruluş olup olmadığı,
• Alıcının elektronik iletiyi alıp almadığı,
• Aldıysa ne zaman aldığı,
• Alıcının iletiyi okuyup okumadığı,
• İletinin yasal gerekliliklerde belirtilen şartlarda saklanması gibi özellikler bulunur.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

KEP adresi almak için BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP Hizmet Sağlayıcıları'na (KEPHS) başvurmanız gerekir. KEPHS listesi BTK tarafından internet sitesinde yayınlanır. Bu yazının hazırlandığı tarihte BTK tarafından yetkilendirilmiş ve aktif olarak hizmet veren KEPHS firmaları şu şekildedir:

• Posta ve Telgraf Teşkilatı AŞ
• TNB Bilişim Teknolojileri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
• TÜRKKEP Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret AŞ
• INTERTECH Bilgi İşlem ve Pazarlama AŞ
• EFINANS Elektronik Ticaret ve Bilişim Hizmetleri AŞ
• KEPKUR Yazılım Bilişim Kayıtlı Elektronik Posta Hizmetleri Sanayi ve Ticaret AŞ
• F.I.T. Bilgi İşlem Sistemleri Servisleri Sanayi ve Ticaret AŞ
• Mikro Yazılımevi Yazılım Hizmetleri Bilgisayar Sanayi ve Ticaret AŞ
• EDM Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri AŞ

Yetkili kuruluşlardan KEP hizmeti almak için gerekli belgeler ise bireysel, kurumsal ve kamu hesaplarında farklıdır. Aynı şekilde KEP başvuru, gönderim ve depolama ücretleri de hizmet sağlayıcıya göre farklılık gösterir. KEP hizmeti almak istediğiniz kurumu belirledikten sonra, sitesinden başvuru süreci, gerekli belgeler ve ücretler hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.

KEP Adresi Başvurusu İçin Hangi Belgeler Gerekir?

KEP adresi başvurusu yaparken gereken belgeler, başvuruyu yapan tarafın yasal statüsüne göre değişkenlik gösterebilmektedir.

KEP’e bireysel başvurular için gerekli belgeler:

• Gerçek kişiler için KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.
• Kimlik kartı veya pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde T.C. Kimlik Numarası yer alan resmî bir belge.

KEP’e tüzel kişi başvuruları için gerekli belgeler:

• Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde MERSİS numarası ya da ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.
• Noter onaylı imza sirküleri (İmza sirkülerinde, kimlerin şirketi hangi konularda ne kadar süre temsil edeceği, imzasının münferiden mi yoksa bir başka temsilci ile birlikte mi geçerli olacağı bilgilerinin yer alması ayrıca müstenidatının mutlaka bulunması gerekmektedir.)
• Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
• Başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin yetki verdiği kişi ise; şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirketin kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
• Online olarak gerçekleştirilen ön başvuru sırasında verilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.

KEP’e kamu kurumu başvuruları için gerekli belgeler:

• Kurum üst düzey yetkilisince yazılmış, üzerinde kurumun DETSİS numarasının bulunduğu imzalı resmî yazı.
• Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
• Online olarak gerçekleştirilen ön başvuru sırasında verilen Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Numarası.

Başvuru sırasında istenen belgeler, servis sağlayıcılara göre değişkenlik gösterebilir. Hizmet alınacak servis sağlayıcı ile iletişime geçerek istenen belgelerin teyit edilmesini önerebiliriz.

KEP Nerelerde Kullanılır?

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) resmi, özel ve ticari her türlü belge ve yazının elektronik ortamda güvenli ve yasal olarak gönderilip alınmasını sağlar.

• Beyannameler,
• Bildirgeler,
• İhbarlar,
• Başvurular,
• Bildirimler,

İhtarlar ve sözleşmeler gibi resmi, özel ve ticari belge veya yazılar, KEP ile güvenli bir şekilde gönderilip, alınabilir.

KEP ile ayrıca söz konusu yazışmalar güvenli olarak arşivlenebilir. Bu da belgelerin kaybolma riskini ortadan kaldırır ve gelecekteki anlaşmazlıklarda hukuki geçerlilik sağlar. KEP sisteminin elektronik ortamda yer alması sayesinde postalama, arşiv ve depolama maliyetleri ciddi oranda düşer. Bu sayede yazışma süreleri kısalırken, çevrenin korunmasına da katkı sağlanır.

KEP Hesabı Kullanmak Zorunlu mu?

KEP sistemini düzenlemelerde, sistemin kullanılmasına yönelik herhangi bir zorunluluk bulunmuyor.

Ancak, güncel yönetmeliğe göre elektronik ortamda yazışma yapan kamu kurum ve kuruluşlarının, kendilerine KEP aracılığıyla iletilen resmi yazışmaları kabul edecek teknik ve idari altyapıyı oluşturması zorunlu tutulmaktadır.

Bu kapsamda kamu kurum kuruluşları tarafından ilgili taraflara, KEP adresi kullanılmasına ilişkin zorunluluklar getirilebilmektedir.

Sıkça Sorulan Sorular

KEP adresi nedir?

KEP adresi, e-postaların gönderim ve alımına dair yasal delil olacak şekilde kayıtlarının tutulduğu, resmi ve hukuki e-posta iletim sistemidir.

KEP adresi nasıl alınır?

KEP adresi alabilmek için Bilişim Teknolojileri Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olan KEP Hizmet Sağlayıcıları’na başvurmak gerekmektedir.

KEP adresi ücreti ne kadar?

2024 PTT KEP adresi yıllık abonelik ücreti son güncelleme ile 150,00 TL olarak belirlenmiştir. Yıllık arşiv alanı ücretleri ve diğer ek ücretlere buradan ulaşılabilir.

KEP adresi başvuru süreci nasıl işler?

KEP adresi başvurusu için PTT’ye veya BTK tarafından belirlenmiş diğer hizmet sağlayıcılara başvuru yapılması gerekir. Belgelerin teslimi ve ücretlerin yatırılmasıyla KEP adresi tanımlanır.

KEP adresi sorgulama nasıl yapılır?

KEP adresinin satın alındığı hizmet sağlayıcının web sitesinde oturum açılarak KEP adresi sorgulama yapılabilir.